생활 상식- 공증 알아보기

공증이라고 하면 대부분 위임장 또는 유언장을 떠올리는 경우가 많지만 해외에서 거주하다 보면 다양한 이유로 공증이 필요한 일이 종종 발생합니다. 특히 캐나다는 문서의 국외 사용을 위해서는 대한민국 영사관의 영사확인 (Legalization) 절차가 필요하며, 이를 위해 영사관을 직접 방문하지 못해 우편 신청을 하는 경우 반드시 공증을 받아 제출해야 합니다. 이번 주는 공증의 의미와 절차에 대해 알아보겠습니다.

공증은 대표적으로 Affidavit (진술서), Oath (맹세), Affirmation (확약서), Declaration (선언서), 그 외에도 서류 작성자가 공증사 앞에서 선서(경우에 따라 맹세, 확인, 진술)를 하고 본인의 서명 여부를 확인받아 문서에 진정성을 부여하는 행정 행위입니다. 그 외에 공증이 필요한 서류들은 다음과 같은 것들이 있습니다.

·         원본과 동일한 사본임을 증명하는 Certified True Copy (원본 대조필 공증)

·         미성년 유학생의 가디언 공증

·         번역 후 공증

·         미성년자 단독 혹은 부모 일방만 동반하는 여행 시 미동반 부모의 여행 동의서 공증

·         사실혼 배우자 자격으로 비자/영주권 신청 시 공증

·         개명 신청서 공증 (Commissioner for Oath도 가능)

·         법원 등에 제출하는 진술서 공증 (주 법원 제출 시 Commissioner for Oath도 가능)

·         유언장, 계약서 증인, 차용증 공증 등

공증은 누구에게 받을 수 있을까?

캐나다에서 서명 확인이 가능한 자격은 Commissioner for Oath와 공증사 (Notary Public)가 있습니다. Commissioner for Oath는 한국에 없는 개념으로 주정부의 지정으로 Oath를 확인해줄 수 있지만, Commissioner for oath에게 확인을 받은 서류는 해당 주 안에서만 제한적으로 효력이 발생한다는 점에 유의해야 합니다. Commissioner for Oath의 서비스는 레지스트리에서 받을 수 있으며 공증보다 비용이 저렴한 편입니다. 일반적으로 Notary혹은 Certify가 필요한 경우라면 공증 (Notarization)을 의미하며, 이 경우는 공증사 (혹은 변호사)에게 받아야 합니다. 공증사는 Commissioner for Oath의 자격을 동시에 가지고 있으며, 변호사는 공증사의 자격을 동시에 가집니다.

한국에서 캐나다로 이주한 경우 비자, 영주권 신청 혹은 취업이나 학업을 위해 출생, 혼인, 가족 관계와 같은 신분 증명 서류나 학력 경력 서류의 번역 공증이 필요한 경우가 많습니다.  또 한국에 있는 가족이나 친척을 통하여 자신이 필요한 부동산 거래나 은행 업무를 하기 위해서라도 위임장을 작성 시도 공증이 반드시 필요합니다.

공증 절차

Ø  서명확인 공증

1.     Affidavit 등 공증이 필요한 문서와 서류 작성자가 신분증을 지참하고 공증사를 만나 공증을 받습니다. 위임장인 경우는 위임자, 번역 공증인 경우 번역자가 공증을 받습니다.

2.     공증사 앞에서 문서의 내용이 진실임을 선언합니다.

3.     공증사 앞에서 문서에 서명을 합니다. (미리 서명한 경우 본인이 사인했음을 맹세)

4.     공증사 서명 후 씰(압인)을 하여 공증이 완료됩니다.

Ø  원본 대조필 공증

확인 대상이 사람이 아니라 서류이므로 서류 원본만 있으면 공증이 가능합니다.

캐나다 문서의 영사확인

‘아포스티유’ (Apostille) 제도는 국가 간 행정적 편의를 위해 문서 발행국가에서 자국 문서의 진위 여부를 확인해주고 협약 당사국은 이를 인정해주는 제도입니다. 하지만 캐나다는 아쉽게도 아포스티유 (Apostille) 협약국이 아니므로, 캐나다 문서를 한국에서 사용하기 위해서는 캐나다 내 소재한 대한민국 공관인 영사관에 제출하여 영사로부터 진위 여부를 확인 받아야 합니다. 밴쿠버, 몬트리올, 토론토와 같이 영사관이 있는 주요 도시 혹은 인근에 거주하는 사람이라면 간편하게 예약을 하고 직접 방문하는 것도 가능하겠지만, 그렇지 못한 경우는 대부분 우편으로 서류를 보내 영사의 확인을 받습니다.

1.     공인된 자격을 가진 공증사에게 서류에 대한 공증을 받습니다.

2.     각 주정부에 있는 인증 오피스에서 인증을 받습니다. (우편 접수, 약 2주 소요)

3.     주정부 인증을 마친 서류를 다시 받은 후 사이즈가 XpressPost 봉투 2개를 구입하고 큰 봉투에 발신인에는 자신의 정보, 수신인에는 관할지 영사관의 정보를 적습니다. (작은 봉투에는 반대로 기재)

4.     영사관 홈페이지에 게시된 공증 촉탁서를 출력하여 어떠한 업무 처리가 필요한지 기재한 다음 정해진 수수료와 함께 서류를 넣고 발송합니다.

5.     이후 영사관에서는 서류를 받아 영사확인을 하고, 반송용 봉투에 넣어 신청인에게 회송합니다.

주정부 인증 절차는 4월 19일자로 추가되었는데, 우편 접수만 가능하여 최소 2주 이상 소요됩니다. 따라서 공증과 주정부 인증, 영사확인 및 한국 배송 기간을 감안할 때 최소 1달 이상 넉넉하게 걸릴 것으로 예상할 수 있습니다. 팬데믹으로 필요한 문서를 한국에 보내기까지 걸리는 시간이 이전보다 더 늘어난 만큼 변경된 제도를 잘 이해하고 급한 문서는 미리 챙기는 준비성이 더욱 필요하겠습니다.

대 표  허 인 령

· 캐나다 공인 이민 컨설턴트
· 알버타 주정부 지정 공증 법무사
· 해외 리크루팅 라이선스 보유

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