이메일이 등장하기 시작한 것은 불과 20년정도 지났을 뿐이지만 요즘 이메일은 일상생활과 떼놓을 수 없는 관계가 되어있다. 특히 조사에 의하면 일반 회사원이 받는 이메일은 하루에 평균 200통 정도로써 이메일과 비지니스의 관계의 중요성을 여실히 보여준다. 게다가 비지니스상 주고 받는 이메일은 회사와 개인의 명예와 이미지는 물론 사업상의 이윤과도 직,간접적으로 관련이 있으므로 주의해야 할 점이 많다.

제목은 핵심단어를 이용하여
수신자가 제목만 보고도 무엇에 관련된 일인지, 누구에게서 온 것인지 알아 볼 수 있도록 해 주는 것이 좋다. ‘Hi’ 나 ‘안녕하세요’ 같은 제목은 스팸메일로 오인받기 쉽고 수신자가 이메일을 열어보는 시간을 지연시킬 수 있다.

‘중요(Important)’,’긴급(Urgent)’ 표시는 꼭 필요할때만
제목에 습관적으로 ‘Important’나 ‘Urgent’를 쓰는 사람이 있으나 이를 남용하면 상대방으로 하여금 신뢰를 잃기 쉬우므로 정말 꼭 필요할 때만 사용하는 것이 옳다.

이메일은 간결하고 명확하게
길고 빼곡하게 씌여진 이메일은 수신자로 하여금 읽는데 부담을 느끼게 한다. 글자 크기와 여백을 적당히 조절하고, 본론을 지나치게 늘리거나 옆으로 늘여서 쓰는 일은 불편함을 야기시키므로 삼가야 한다.

답신은 빠르게
일반적으로 대부분의 이메일에는 답장을 보내는 것이 좋다. 당장 답하기 어려울 때에는 이메일을 받았다는 내용과 함께 다시 답변을 주겠다고 답신을 빨리 보내야 한다. 보통은 24시간, 늦어도 48시간 내에 답장을 하는 것이 좋으나 만약 거절의 내용을 담고 있을때는 이메일 보낸 시간을 확인하여 몇분만에 답장을 보내지 않도록 주의한다. 수신자로 하여금 의심을 살 수 있기 때문이다.

답신은 효과적으로
답신에는 상대방이 질문한 모든 내용을 담아야 한다. 그리고 그 뒤에 이어질 예상 질문이 있다면 그에 대한 답변도 함께 해 주는 것이 좋다. 만약 사용가능한 신용카드에 대한 질문 이메일을 받았다면 답과 함께 간단한 결재방법이나 그것과 관련된 인터넷주소를 포함해 주면 또다시 이메일을 받는 일이 적어지고 받는 이로 하여금 신뢰를 느끼게 해 줄 수 있다.

문법과 철자는 확실히
보내기 전 문법과 철자를 확인해 보고 보내는 습관을 기르는 것이 좋다. 대문자는 정말 강조하고 싶은 곳에만 쓰고 대문자로 전체메일을 작성하는 일은 피해야 한다. 그리고 사업상의 메일에서 이모티콘과 ‘TTYL(Talk to you later)’등의 줄임말은 삼가야 한다. 또한 문장 뒤에 느낌표를 많이 찍어서 강조하기 보다는 글 만으로도 내용이 강조되도록 작성해야 한다.

이메일에서는 유머나 불만도 신중히
이메일은 얼굴을 맞대지 않는 비교적 딱딱한 의사소통 방식이라 오해가 생기기 쉽다. 만약 상대방을 직접보고도 이 말을 할 수 있을지 생각해 보고, 잘못 해석할 수 있는 내용은 적지 않는 것이 낫다. 이메일은 전달방식으로 파급효과가 크므로 특히 주의하여야 한다.

박연희 기자

Thznf | 2009-05-06 03:38 |

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